Secretaria escolar

Este módulo concentra o trabalho do dia a dia da escola: turnos, salas, turmas, matrículas, enturmação, diário, quadros de horário e a movimentação dos alunos.

Calendários, turnos e salas

• Calendários: se a Secretaria não definir um calendário padrão para toda a rede, o secretário escolar pode cadastrar os calendários da escola, com as mesmas regras do calendário da Secretaria.
• Turnos: cada escola cadastra seus turnos (nome, hora inicial e final). O cadastro é independente por escola.
• Salas: nome e capacidade. O sistema pode calcular automaticamente a capacidade máxima da sala a partir da área em m², considerando a distância parametrizada entre as carteiras e entre a carteira e a mesa do professor.

Cadastro de profissionais da rede

Segue os campos exigidos pelo MEC (aba "30" do layout do INEP), com validações. Além dos dados básicos da pessoa, inclui campos como: pessoa com deficiência, transtorno do espectro autista ou altas habilidades/superdotação; maior nível de escolaridade concluído; cursos de formação continuada; tipo de deficiência; cursos superiores (com ano de conclusão e instituição, conforme tabelas do INEP) e pós-graduações.

Turmas de escolarização

As turmas de escolarização seguem o layout do Educacenso (aba "20"), com campos obrigatórios (nome da turma, tipo de mediação didático-pedagógica, tipo de atendimento, classe bilíngue de surdos) e condicionais (horário de funcionamento, dias da semana, estrutura curricular, modalidade, etapa, código do curso, formas de organização, áreas do conhecimento, entre outros).

Regras importantes:

• Turmas podem ser multietapas ou multisseriadas, com alunos de vários anos de escolaridade na mesma turma.
• O sistema só oferece os anos de escolaridade compatíveis com a modalidade escolhida.
• O sistema só oferece os calendários vinculados ao ano de escolaridade da turma.

Profissionais responsáveis pela turma

• Dá para vincular docentes, auxiliares/assistentes educacionais, tradutores e intérpretes de Libras, profissionais de apoio escolar (Lei 13.146/2015) e instrutores da educação profissional. Também é possível indicar o professor regente.
• Os docentes são vinculados às disciplinas que lecionam; mais de um professor pode ser adicionado à mesma disciplina.
• Só aparecem como opção os docentes que trabalham na escola e têm lotação e vínculo ativos com a disciplina habilitada.
• É possível indicar componentes curriculares não ofertados na turma, que não impedem a finalização do diário.

Turmas diversificadas

São turmas de Atividades Complementares ou Educação Especial (AEE), previstas pelo MEC, seguindo o layout do Educacenso (aba "20"). Uma turma diversificada pode ter mais de uma atividade complementar ou de educação especial, e o secretário escolar vincula os profissionais responsáveis pela turma e por cada atividade.

Turmas multi

A turma multi atende casos em que turmas multietapa, de correção de fluxo ou multisseriadas reúnem anos de escolaridade com Organizações Curriculares diferentes.

• Cria-se uma turma multi e vinculam-se a ela várias turmas de escolarização individuais, cada uma com seu ano de escolaridade e OC.
• O cadastro é parecido com o de uma turma regular, mas sem escolher o quadro curricular (ele vem de cada turma individual).
• Ao vincular a turma multi a uma turma, os dados comuns são atualizados conforme a multi e não podem ser alterados.
• Excepcionalmente, duas turmas podem usar o mesmo turno e sala se ambas estiverem vinculadas à mesma turma multi.

Cadastro de alunos

Segue os campos do MEC (aba "30"), com obrigatórios (nome, nascimento, sexo, cor/raça, nacionalidade, país, deficiência/transtorno/altas habilidades) e condicionais (CPF validado, filiações, municípios de nascimento e residência, tipo de deficiência, recursos para uso em sala e em avaliações do Inep).

Matrícula de escolarização

Para matricular um aluno:

1. Selecione um aluno já cadastrado, informe a data da matrícula e o ano de escolaridade.
2. Informe a Organização Curricular compatível e a turma compatível com a OC.
3. Se for o caso, registre a dispensa de educação física (com o motivo, conforme a Lei 10.793/2003).
4. Registre o transporte escolar do aluno, com os campos do Educacenso (aba "60"): transporte público, poder público responsável e tipo de veículo (rodoviário ou aquaviário, com suas variações).
5. Se houver operadoras de energia elétrica cadastradas no transporte escolar, o sistema pergunta se o aluno é atendido por uma; em caso afirmativo, informa-se o operador e o código da instalação ou o número da unidade consumidora.
6. Selecione os documentos apresentados pelo aluno (entre os configurados nas parametrizações).
7. Se a OC tiver disciplinas optativas, escolha quais o aluno vai cursar.

O sistema mostra no mapa a localização da residência do aluno e permite corrigi-la. Não é permitido matricular um aluno que já tenha matrícula ativa na escola ou em outra escola no mesmo ano letivo, exceto quando o ano de escolaridade permite matrículas concomitantes.

Há também a matrícula diversificada, para vincular o aluno a uma atividade complementar ou atendimento educacional especializado.

Enturmação

Enturmar é vincular o aluno a uma turma, respeitando o ano de escolaridade, a capacidade e o turno.

• Por padrão, ao abrir uma turma, aparecem apenas alunos não enturmados com matrícula ativa no mesmo ano de escolaridade e quadro curricular.
• É possível ver todos os alunos do mesmo ano de escolaridade (mesmo com OC ou turno diferentes) e enturmá-los assim mesmo.

Exemplo: João foi matriculado em uma OC no turno da manhã, mas ainda não foi enturmado. A turma disponível é do mesmo ano de escolaridade, porém com OC e turno da tarde. Ao enturmar João nessa turma, o sistema atualiza a OC da matrícula dele para ficar igual à da turma.

Também é possível, já na matrícula, definir a OC e a turma de destino, gerando a enturmação automaticamente (respeitando capacidade e turno). Para atividades complementares ou AEE, o aluno pode ser enturmado em várias turmas diversificadas, desde que não haja conflito de horário com as turmas regulares.

Configurar o diário escolar

O secretário escolar prepara o diário de cada turma:

1. Selecione a turma; o sistema lista todos os alunos matriculados e enturmados, com número de posição e nome.
2. Organize a ordem dos alunos manualmente ou coloque todos em ordem alfabética com uma ação.
3. Se a OC tiver disciplinas optativas, defina as escolhas por aluno ou para a turma toda (a informação volta para a matrícula).
4. Defina o líder e o vice-líder da turma.
5. Gere a lista de chamada provisória se precisar.
6. Finalize o diário.

Regras para finalizar:

• Todas as disciplinas precisam ter professores vinculados (exceto as sem oferta).
• Precisa existir um quadro de horários oficial.
• Depois de finalizado, não dá para mudar a posição dos alunos nem as optativas.
• Os professores só conseguem lançar notas, faltas e conteúdos depois que o diário é finalizado.

Quadros de horário

Os quadros de horário organizam as aulas dos professores nas turmas.

• As disciplinas e a quantidade de aulas seguem exatamente a Organização Curricular.
• As aulas dos quadros regulares são criadas apenas nos dias letivos da semana (segunda a sexta).
• Só é possível oficializar um quadro regular quando todas as aulas previstas estiverem distribuídas.
• Ao escolher uma disciplina optativa, o sistema adiciona automaticamente a outra optativa do mesmo par, no mesmo horário; ao remover uma, a outra também é removida.
• Uma turma pode ter vários quadros, desde que suas datas não se sobreponham, mantendo o histórico de qual quadro valia em cada data.
• Dá para criar quadro em rascunho (não interfere no vigente até ser oficializado) e quadro em data futura (passa a valer quando chega a data).
• Um quadro oficial só pode ser excluído se não tiver faltas ou conteúdos vinculados.

Projeto Pedagógico de Alternância

Se a OC for de Alternância, ao criar o quadro o sistema pede para informar se é do Componente Escola ou do Componente Casa, e mostra apenas as disciplinas daquele componente. Assim, cria-se um quadro para cada componente, e a soma dos dois forma a distribuição total de aulas.

Quadros específicos

É possível registrar quadros específicos para sábados e domingos letivos e para reposição de aulas durante a semana, conforme o calendário. As mesmas regras de disciplinas optativas valem aqui.

Pedagogos

O sistema permite vincular pedagogos às turmas pelas quais são responsáveis. Um pedagogo pode estar em várias turmas, e uma turma pode ter vários pedagogos.

Movimentações dos alunos

• Dispensa de disciplinas: só é possível dispensar disciplinas marcadas como "Dispensável" na OC da turma.
• Remanejamento: move o aluno entre turmas do mesmo ano de escolaridade, mantendo o histórico. Notas e faltas compatíveis aparecem nos devidos lugares. O aluno pode ter vários remanejamentos, e cada um é mostrado no diário com a data e um tracejado nos dias posteriores.
• Reclassificação: move o aluno entre anos de escolaridade diferentes (classificação/reclassificação), com as mesmas regras de histórico e exibição no diário.
• Renovação de matrícula (rematrícula): registra a solicitação de matrícula para o próximo ano letivo. Pode ser feita pela secretaria ou pelo próprio aluno/responsável, de forma online. A renovação só é efetivada no fim do ano letivo, conforme o resultado final do aluno, gerando a rematrícula já no ano letivo seguinte.

Transferências

1. Selecione um aluno com matrícula ativa na escola.
2. Se as informações de desempenho e frequência ainda estiverem incompletas, é possível apenas solicitar a transferência, emitindo a declaração de transferência. Esses alunos podem ser matriculados na escola de destino, ficando pendente apenas a ficha individual.
3. Os professores da turma de origem podem lançar notas e faltas até a data da solicitação (não depois).
4. Os secretários são avisados das solicitações em aberto e das vencidas.
5. Ao concluir a transferência, o sistema disponibiliza a Ficha Individual do aluno (notas, faltas e informações curriculares), conforme o modelo configurado.

Abandono e falecimento

• Abandono: registrado quando o aluno atinge a quantidade de faltas consecutivas que caracteriza abandono. No diário, o aluno aparece com o status à frente do nome e os dias letivos seguintes ficam inabilitados.
• Falecimento: registrado no sistema; no diário, os dias letivos seguintes ficam inabilitados.